Поволжский государственный технологический университет (ПГТУ) в Йошкар-Оле в рамках федпроекта «Производительность труда» оптимизирует процесс документального сопровождения студентов. По итогам работы в вузе появится многофункциональный центр (МФЦ), который позволит почти в два раза сократить время и трудозатраты на получение типовой справки об обучении и других документов.

«На первом этапе в МФЦ будет передано только документальное сопровождение студентов, но в перспективе центр может расширить спектр услуг, включая сервисы для преподавателей и сотрудников. Сентябрь – период пиковой нагрузки, когда студенты массово запрашивают справки, подтверждающие их статус. Благодаря МФЦ, онлайн-сервисам и другим внедренным изменениям мы сможем оптимизировать этот процесс и создать комфортные условия для обучения и пребывания в университете», – сообщил проректор по организационно-экономическим вопросам ПГТУ Владимир Шулепов.

На этапе диагностики рабочая группа выбрала ключевые документы, оценила трудозатраты по их оформлению и передала часть функций в МФЦ. Он разместится в одном из помещений университета, в равном удалении от его трех корпусов. Центр будет открыт до вечера в будни и в первой половине дня в субботу, чтобы у студентов было больше времени получить справки, не отвлекаясь от учебы.

Внедренные изменения позволят почти в два раза сократить время на получение справки для студента. Этот функционал реализован как в виде «единого окна» в университете, так и в формате онлайн-сервиса через личный кабинет.

Кроме того, в университете расширяются возможности использования системы электронного документооборота. Раньше получение справки требовало печати, подписи и личного визита, а студенты, не зная, где получить нужный документ, обращались в деканат, бухгалтерию или отдел кадров, теряя время на поиски. Благодаря изменениям большинство документов студенты смогут оформить онлайн через личный кабинет, а информация об этом будет централизована и доступна на сайте, информационных досках и других каналах.

С помощью инструментов бережливого производства в университете классифицировали десятки тысяч справок, упростили требования к печатям и подписям, разработали единые шаблоны. Вместо различных форматов и ручного заполнения почти все часто запрашиваемые документы теперь имеют четкие образцы, доступные в личном кабинете и на сайте.

На основе найденных решений ФЦК разработает коробочное решение для тиражирования в вузах по всей стране силами отраслевого центра компетенций в сфере образования.

Федеральный проект «Производительность труда», входящий в национальный проект «Эффективная и конкурентная экономика», помогает организациям оптимизировать процессы. Для участия в проекте можно оставить заявку на ИТ-платформе производительность.рф.