Методические рекомендации по формированию и применению информационных центров (далее – Методика) разработаны в целях реализации федерального проекта «Производительность труда».
Методика направлена на повышение качества управления производственными и управленческими процессами на предприятиях-участниках федерального проекта за счет:
- отслеживания в оперативном режиме достижения целей и основных производственных показателей, показателей мониторинга, хода реализации проектов;
- оперативного принятия корректирующих мер при возникновении проблем и отклонений;
- обеспечения эффективной коммуникации между участниками процессов в едином информационном пространстве.
С целью облегчения создания инфоцентра и качественного внедрения инструмента Методика содержит «коробочное решение» по созданию ИЦ - набор вариантов реализации и визуализации инфоцентра, предлагаемых предприятию для внедрения.
Методику рекомендуется использовать руководителям предприятий-участников национального проекта от уровня генерального директора до уровня начальника цеха / руководителя малой группы / руководителя структурного подразделения / отдела.
Цели создания инфоцентров
Информационные центры (инфоцентры) – инструмент, используемый для визуального менеджмента производственно-экономических и управленческих процессов, который позволяет выявлять проблемы и повышать скорость принятия управленческих решений за счёт эффективных производственных совещаний и быстрых коммуникаций, а также формирует качественные каналы постоянной обратной связи для руководителей различных уровней управления.
Основная цель создания инфоцентров на предприятии – визуализация отклонений от ключевых показателей деятельности и целевого состояния процессов, выявление проблем и устранение потерь через принятие эффективных управленческих решений и визуальный контроль.
Ключевая задача инфоцентров – сфокусировать внимание руководителей на проблемах, оперативно реагировать на возникающие проблемы и риски, а также обеспечить эффективную коммуникацию всех участников оперативных совещаний в едином информационном пространстве.
Использование стендов инфоцентров, унифицированных по содержанию на различных уровнях управления, обеспечивает получение работниками равного доступа к информации не только по форме, но и по содержанию.
Задачи инфоцентров
1) Визуализация и повышение прозрачности:
- сбор, концентрация и визуализация ключевой оперативной управленческой информации в определенном месте, доступном всем сотрудникам или определенной группе сотрудников (например, подразделение, цех, малая группа) в зависимости от решаемых задач;
- доступность оперативной информации для регулярного контроля план / факт отклонений показателей мониторинга со стороны руководителей;
- актуальность оперативных данных о состоянии процессов на всех уровнях управления (от ежесменного контроля состояния производства, ритмичности и качества процессов до ежеквартальных результатов управленческого учета);
- оперативное выявление проблем в процессе достижения целей через визуализацию отклонений.
2) Оперативное принятие управленческих решений:
- организация текущей работы по циклу PDCA;
- целостность и наглядность информации, представленной в инфоцентре, для принятия взвешенных, основанных на фактах решений на каждом уровне управления;
- совершенствование процессов через регулярный анализ причин выявленных отклонений;
- четкий и прозрачный механизм поэтапной эскалации проблем с уровня малых групп до уровня директора предприятия (стенд управления проблемами).
3) Повышение кросс-функциональной коммуникации:
- инфоцентры позволяют агрегировать информацию разных функциональных направлений и визуально отобразить существующие между ними взаимосвязи;
- оперативные совещания в инфоцентрах позволяют выявить проблемы и разногласия (в том числе разные трактовки ситуаций и статуса), существующие у разных участников процесса / проекта;
- устранение причин выявленных проблем проводится непосредственно в местах их возникновения.
4) Снижение объема отчетности:
- инфоцентры обеспечивают снижение объемов управленческой отчетности между руководителями функций;
- обеспечивается наличие единого информационного пространства по ключевым направлениям деятельности предприятия.
Типы инфоцентров
Инфоцентры охватывают три основных уровня управления – руководителей предприятия, начальников цехов (управлений) и начальников участков (или руководителей малых групп). Уровень и количество инфоцентров определяются структурой управления предприятия. Для каждого уровня инфоцентры выполняют разные функции:
- Инфоцентр предприятия (ГД и ЗГД) обеспечивает управление целевыми показателями всего предприятия на основе еженедельной агрегации показателей подразделений / цехов на уровень предприятия;
- Инфоцентр цеха (подразделения) обеспечивает управление операционной деятельностью цеха, мониторинг бизнес-драйверов и условно-натуральных показателей малых групп на уровне начальника цеха на оперативных совещаниях 1 раз в день;
- Панель управления участком (малой группой) позволяет осуществлять ежесменный сбор, управление первичной информацией и выявление проблем на участках цеха по направлениям.