Оптимизация процесса регистрации входящих сигналов о нуждающихся в социальных услугах, поступающих в организацию социального обслуживания
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Внедрить практикуСфера
Социальное обеспечение, защита
Тип организации
Учреждение социального обслуживания
Сложность внедрения
Уполномоченные организации, оказывающую государственную услугу по признанию граждан нуждающимися, организации социального обслуживания на дому и/или в полустационарной форме
1.1. Бережливое производство
Сокращение времени внесения в электронный журнал регистрации информации об одном сигнале о нуждающемся гражданине
Сокращение времени регистрации входящего сигнала о нуждающемся, минут
Не требуется
Затраты на внедрение
4-6 человек
Команда внедрения
+66%
Рост производительности
Описание
- Около 20% входящих сигналов в организацию социального обслуживания (ОСО) поступают напрямую специалистам (психологи, логопеды, соц. педагоги и т. д.) при личном обращении или через звонки. Специалисты выясняют детали сложившейся ситуации, фиксируют данные заявителя. При высокой интенсивности основной (профильной) работы специалисты могут не выяснить или не записать ключевую (важную) информацию о заявителе. Получаемая информация фиксируется в произвольной форме (в персональных ежедневниках, в записках и т. д.) и передается сотруднику семейного многофункционального центра (СМФЦ), который вносит информацию в электронный журнал регистрации входящих сигналов. Регистрация одного входящего сигнала, занимает около 30 минут, из которых 20 минут (66% времени внесения информации в журнал) уходит на уточнение ключевой информации у специалиста или у обратившегося лица.
- Составление переченя необходимой информации для идентификации обратившегося гражданина (родитель, опекун, ответственный за ребенка и т. д.), времени обращения, ФИО сотрудника, принявшего сигнал, а также для определения потребностей в социальных услугах.
- Разработка бланка чек-листа регистрации входящего сигнала, заполнение всех граф которого позволяет специалисту зафиксировать всю требуемую информацию.
- Доработка электронного журнала регистрации входящих сигналов (электронная таблица в приложении MS Excel/аналог) с добавлением в структуру журнала разделов для необходимой регистрационной информации.
Как менялся процесс
Выявление и признание граждан нуждающимися в социальном обслуживании
Этап 1
Выявление и признание граждан нуждающимися в социальном обслуживании
Специалист по социальной работе
Этап 2
Разработка ИППСУ, направление в организацию социального обслуживания
Специалист по социальной работе, Руководитель уполномоченного учреждения
Этап 3
Подготовка и заключение договора на предоставление социальных услуг
Директор ОСО
Этап 1
Выявление и признание граждан нуждающимися в социальном обслуживании
Специалист по социальной работе
Этап 2
Разработка ИППСУ, направление в организацию социального обслуживания
Специалист по социальной работе, Руководитель уполномоченного учреждения
Этап 3
Подготовка и заключение договора на предоставление социальных услуг
Директор ОСО
Выявление и признание граждан нуждающимися в социальном обслуживании
Ответственный: Специалист по социальной работе
Разработка ИППСУ, направление в организацию социального обслуживания
Ответственный: Специалист по социальной работе, Руководитель уполномоченного учреждения
Подготовка и заключение договора на предоставление социальных услуг
Ответственный: Директор ОСО
Выявление и признание граждан нуждающимися в социальном обслуживании
Ответственный: Специалист по социальной работе
Разработка ИППСУ, направление в организацию социального обслуживания
Ответственный: Специалист по социальной работе, Руководитель уполномоченного учреждения
Подготовка и заключение договора на предоставление социальных услуг
Ответственный: Директор ОСО
Показатель федерального проекта
Увеличение количества социальных услуг, предоставленных организацией социального обслуживания, в расчете на одного работника организации социального обслуживания, ед.
1890
Было
1947
Стало
Состав рабочей группы
Директор Организации социального обслуживания (ОСО)
Требования: общее руководство проектом, координация между подразделениями, разработка и утверждение документов (регламентов, приказов, инструкций).
Директор ТОСЗ (или уполномоченной казенной организации)
Требования: разработка и утверждение документов (регламентов, приказов, инструкций)
Сотрудник приемного отделения (СМФЦ)
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, регистрирует входящие сигналы в организацию.
Профильные специалисты ОСО
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, прием телефонных звонков населения, консультация по предоставляемым социальным услугам.
Специалист, отвечающий за социальное обслуживание Территориального отдела социальной защиты (ТОСЗ)
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, прием телефонных звонков населения, консультация по предоставляемым социальным услугам.
пециалист отдела информационных технологий
Требования: С организация размещения общего файла регистрации сигналов на сетевом ресурсе организации
Директор Организации социального обслуживания (ОСО)
Требования: общее руководство проектом, координация между подразделениями, разработка и утверждение документов (регламентов, приказов, инструкций).
Директор ТОСЗ (или уполномоченной казенной организации)
Требования: разработка и утверждение документов (регламентов, приказов, инструкций)
Сотрудник приемного отделения (СМФЦ)
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, регистрирует входящие сигналы в организацию.
Профильные специалисты ОСО
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, прием телефонных звонков населения, консультация по предоставляемым социальным услугам.
Специалист, отвечающий за социальное обслуживание Территориального отдела социальной защиты (ТОСЗ)
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, прием телефонных звонков населения, консультация по предоставляемым социальным услугам.
пециалист отдела информационных технологий
Требования: С организация размещения общего файла регистрации сигналов на сетевом ресурсе организации
Этапы работы
- Формирование рабочей группы, включающей участников процесса, представителя ИТ отдела и директора уполномоченной организации (также принимает сигналы о нуждающихся).
- Разработка и утверждение детального плана - графика работ.
- Обучение участников рабочей группы необходимым навыкам: Основы бережливого производства, Картирование процессов, проведение хронометража (фотография рабочего дня), Решение проблем, определение потерь и методы решения проблем. Изучение рабочей группой полн
- Объяснение персоналу преимуществ от внедрения будущих улучшений.
Риски и меры
Юридические риски: нарушение положений Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», при работе с персональными данными граждан.
Проведение юридической экспертизы использования мобильной версии ПО на предмет соответствия Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных».
Разработка и внедрение политики в области обработки персональных данных, а также назначение ответственного за её реализацию.
Обучение сотрудников правилам работы с персональными данными.
Юридические риски: нарушение положений Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», при работе с персональными данными граждан.