Регистрация входящих сигналов о нуждающихся в социальных услугах, поступающих в организацию социального обслуживания
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Сфера
Социальное обеспечение, защита
Тип организации
Учреждения социального обслуживания
Сложность внедрения
Уполномоченные организации, оказывающую государственную услугу по признанию граждан нуждающимися, организации социального обслуживания на дому и/или в полустационарной форме
Наличие у организации внутренней информационной сети (информационный ресурс организации)
Внедрение чек-листа регистрации входящих сигналов и электронного журнала регистрации сигналов
Сокращение времени регистрации входящего сигнала о нуждающемся, минуты
2 месяца
Срок внедрения
Не требуется
Затраты на внедрение
4-6 человек
Команда внедрения
+66%
Рост производительности
Описание
- Около 20% входящих сигналов в организацию социального обслуживания (ОСО) поступают напрямую специалистам (психологи, логопеды, соц. педагоги и т. д.) при личном обращении или через звонки. Специалисты выясняют детали сложившейся ситуации, фиксируют данные заявителя. При высокой интенсивности основной (профильной) работы специалисты могут не выяснить или не записать ключевую (важную) информацию о заявителе. Получаемая информация фиксируется в произвольной форме (в персональных ежедневниках, в записках и т. д.) и передается сотруднику семейного многофункционального центра (СМФЦ), который вносит информацию в электронный журнал регистрации входящих сигналов. Регистрация одного входящего сигнала, занимает около 30 минут, из которых 20 минут (66% времени внесения информации в журнал) уходит на уточнение ключевой информации у специалиста или у обратившегося лица.
- Составление перечня необходимой информации для идентификации обратившегося гражданина (родитель, опекун, ответственный за ребенка и т. д.), времени обращения, ФИО сотрудника, принявшего сигнал, а также для определения потребностей в социальных услугах.
- Разработка бланка чек-листа регистрации входящего сигнала, заполнение всех граф которого позволяет специалисту зафиксировать всю требуемую информацию.
- Доработка электронного журнала регистрации входящих сигналов (электронная таблица в приложении MS Excel/аналог) с добавлением в структуру журнала разделов для необходимой регистрационной информации.
Источник практики
ЛОГБУ "ВЫБОРГСКИЙ КЦСОН"
ЛЕНИНГРАДСКОЕ ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ВЫБОРГСКИЙ КОМПЛЕКСНЫЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НАСЕЛЕНИЯ"
Ленинградская область, 2025
Как менялся процесс
Выявление и признание граждан нуждающимися в социальном обслуживании
Этап 1
Выявление и признание граждан нуждающимися в социальном обслуживании
Специалист по социальной работе
Этап 2
Разработка ИППСУ, направление в организацию социального обслуживания
Специалист по социальной работе, руководитель уполномоченного учреждения
Этап 3
Подготовка и заключение договора на предоставление социальных услуг
Директор ОСО
Этап 1
Выявление и признание граждан нуждающимися в социальном обслуживании
Специалист по социальной работе
Этап 2
Разработка ИППСУ, направление в организацию социального обслуживания
Специалист по социальной работе, руководитель уполномоченного учреждения
Этап 3
Подготовка и заключение договора на предоставление социальных услуг
Директор ОСО
Выявление и признание граждан нуждающимися в социальном обслуживании
Ответственный: Специалист по социальной работе
Разработка ИППСУ, направление в организацию социального обслуживания
Ответственный: Специалист по социальной работе, руководитель уполномоченного учреждения
Подготовка и заключение договора на предоставление социальных услуг
Ответственный: Директор ОСО
Выявление и признание граждан нуждающимися в социальном обслуживании
Ответственный: Специалист по социальной работе
Разработка ИППСУ, направление в организацию социального обслуживания
Ответственный: Специалист по социальной работе, руководитель уполномоченного учреждения
Подготовка и заключение договора на предоставление социальных услуг
Ответственный: Директор ОСО
Состав рабочей группы
Директор организации социального обслуживания (ОСО)
Требования: общее руководство проектом, координация между подразделениями, разработка и утверждение документов (регламентов, приказов, инструкций).
Директор ТОСЗ (или уполномоченной казенной организации)
Требования: разработка и утверждение документов (регламентов, приказов, инструкций)
Сотрудник приемного отделения (СМФЦ)
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, регистрация входящих сигналов в организацию.
Профильные специалисты ОСО
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, прием телефонных звонков населения, консультация по предоставляемым социальным услугам.
Специалист, отвечающий за социальное обслуживание Территориального отдела социальной защиты (ТОСЗ)
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, прием телефонных звонков населения, консультация по предоставляемым социальным услугам.
Специалист отдела информационных технологий
Требования: организация размещения общего файла регистрации сигналов на сетевом ресурсе организации
Директор организации социального обслуживания (ОСО)
Требования: общее руководство проектом, координация между подразделениями, разработка и утверждение документов (регламентов, приказов, инструкций).
Директор ТОСЗ (или уполномоченной казенной организации)
Требования: разработка и утверждение документов (регламентов, приказов, инструкций)
Сотрудник приемного отделения (СМФЦ)
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, регистрация входящих сигналов в организацию.
Профильные специалисты ОСО
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, прием телефонных звонков населения, консультация по предоставляемым социальным услугам.
Специалист, отвечающий за социальное обслуживание Территориального отдела социальной защиты (ТОСЗ)
Требования: разработка чек-листа входящего сигнала, прием телефонных звонков населения, консультация по предоставляемым социальным услугам.
Специалист отдела информационных технологий
Требования: организация размещения общего файла регистрации сигналов на сетевом ресурсе организации
Этапы работы
2 месяца- Изучите документы лучшей практики для внедрения
- Формирование рабочей группы, включающей участников процесса, представителя ИТ отдела и директора уполномоченной организации (также принимает сигналы о нуждающихся).
- Разработка и утверждение детального план-графика работ.
- Обучение участников рабочей группы: Основы бережливого производства, Картирование процессов, проведение хронометража (фотография рабочего дня), определение и методы решения проблем. Изучение рабочей группой полного комплекта документов лучшей практики.
- Объяснение персоналу преимуществ от внедрения будущих улучшений.
Риски и меры
Юридические риски: нарушение положений Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», при работе с персональными данными граждан.
Проведение юридической экспертизы использования мобильной версии ПО на предмет соответствия Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных».
Разработка и внедрение политики в области обработки персональных данных, а также назначение ответственного за её реализацию.
Обучение сотрудников правилам работы с персональными данными.
Юридические риски: нарушение положений Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», при работе с персональными данными граждан.