Создание системы рейтингования и координации процесса комплектования библиотек на региональном и муниципальном уровнях

РОИВ / Муниципальные учредители

• Процесс финансирования неравномерен и не имеет единых критериев оценки потребностей, не учитываются индивидуальные особенности и текущее состояние фонда каждой библиотеки (отсутствует предметная аналитика).
• Часть учредителей не выделяет муниципальную субсидию на комплектование, что влияет на различные источники финансирования, ограничения в сроках закупок и невозможность вести плановые закупки. Это приводит к хаотичному комплектованию, потере возможности закупать литературу по запросам (книжные новинки быстро уходят с рынка) и, как следствие, неконтролируемому пополнению фондов нерелевантной литературой.

ЦБС / ОМЦ

• Применение библиотеками своих методик для определения потребностей в комплектовании вызывает ошибки в планировании и увеличивает время обработки данных.
• Отсутствует или устаревший тематико-типологический профиль комплектования (ТТПК).
• Учет читательского спроса не систематизирован, что мешает объективному анализу спроса и формированию планов закупок.
• Разнородность форматов прайс-листов от издательств создает дополнительные трудозатраты при их обработке и анализе.
• Высокий возврат сводных списков от ОМЦ (до 70%) из-за несоответствия формату, отсутствия обязательных реквизитов, некорректных дат или запрещенных авторов.
• Ручная сверка списков с перечнями запрещенных изданий и иноагентов.
• Отсутствие, в ряде случаев, цифровых компетенций у сотрудников библиотеки.

ЦБС / ОМЦ /Муниципальные администрации / РОИВ

• Многоуровневая система согласования требует одновременной работы в пяти и более информационных системах, что влечёт высокие трудозатраты и риск ошибок.
• Длительные сроки согласования на разных уровнях (муниципальная администрация, рабочая группа, учредитель) и задержки синхронизации между системами (до 1 рабочего дня) создают операционные простои и увеличивают ВПП.
• Ручной ввод данных из товарной накладной в систему ЕАСУЗ из-за отсутствия автоматического импорта.
• Длительное ожидание (до 2 рабочих дней) разрешения техподдержкой метода закупки у единственного поставщика в системе ПИК.

ЦБС / ОМЦ /Поставщики (Издательства)

• Издательства формируют прайс-листы и товарные накладные не по алфавиту, что затрудняет первичную обработку.
• Книги упаковываются в коробки без систематизации (отсутствует алфавитный порядок, группировка по тематикам/авторам, логика последующей обработки).
• Товарные накладные не детализированы до уровня структурных подразделений – центральная библиотека вынуждена вручную распределять книги.
• Единовременные объёмные поставки приводят к захламлению складских и рабочих помещений, нарушению санитарных и противопожарных норм.

ОМЦ / ЦБС

• Ручная сверка поступивших книг с накладными без использования автоматизации (например, 2D-сканеров) значительно увеличивает время приёмки.
• Проставление печатей и инвентарных номеров вручную или с помощью нескольких печатей.
• Отсутствие автоматизированного заимствования библиографических записей из внешних баз данных при внесении книг в каталог АБИС библиотеки – повторный ручной ввод данных.

ОМЦ / ЦБС

Из-за отсутствия детализации поставки и бессистемной упаковки возникают дополнительные трудозатраты на сортировку и распределение книг по структурным подразделениям, что снижает эффективность всего процесса.

РОИВ / Муниципальные учредители

Внедрение аналитического подхода – переход от уравнительного распределения финансирования к системе рейтингования ЦБС на основе объективных показателей их работы, что стимулирует развитие и повышает эффективность использования средств.

ЦБС / ОМЦ

Стандартизация и цифровизация согласования – внедрение единых форматов прайс-листов и электронной формы согласования, что исключает разнородность данных и многократные ручные доработки. Автоматизация проверки на соответствие законодательству (иноагенты, экстремизм) и другим методическим рекомендациям.

ЦБС / ОМЦ /Муниципальные администрации / РОИВ

Ускорение закупочных процедур – оптимизация и частичная автоматизация процессов согласования закупок на муниципальном и региональном уровнях, сокращение времени ожидания и простоев при синхронизации данных между системами (ЕАСУЗ, ЕИС, ПИК).

ЦБС / ОМЦ /Поставщики (Издательства)

Пересмотр требований к поставщикам – внедрение нового шаблона технического задания, которое обязывает поставщиков сортировать книги по алфавиту и структурным подразделениям, а также маркировать коробки. Это исключает тяжелый ручной труд при приемке и распределении.

ОМЦ / ЦБС

Автоматизация и механизация обработки – применение автоматизированного инструмента для сверки книг с ТТН, внедрение сдвоенных печатей и автоматических нумераторов/маркираторов. Доступ к заимствованию готовых библиографических записей из внешних баз данных ускоряет каталогизацию и снижает число ошибок.

ОМЦ / ЦБС

Оптимизация логистики – исключение этапа ручного распределения книг по структурным подразделениям силами центральной библиотеки благодаря требованию к поставщику о предварительной сортировке и детализации документов (ТТН) до уровня структурных подразделений.