Оптимизация логистики поставок и автоматизация приёмки и технической обработки книжных фондов
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Сфера
Культура
Тип организации
Общедоступные (публичные) библиотеки
Сложность внедрения
Региональные министерства культуры, организационно-методические центры (ОМЦ), централизованные библиотечные системы (ЦБС) субъектов РФ
Наличие АБИС с возможностью доработки или подключения модулей. Готовность поставщиков к изменению форматов прайс-листов и упаковки. Возможность приобретения дополнительного оборудования.
Цифровизация услуг, бизнес - процессов, применение систем искусственного интеллекта
Логистика поставок и автоматизация приёмки и технической обработки книжных фондов.
Снижение трудоемкости на приемку и техническую обработку книг (на 1 тыс. книг), чел.-часов
2 месяца
Срок внедрения
до 100 тыс руб.
Затраты на внедрение
7-8 человек
Команда внедрения
28%
Рост производительности
Описание
- В большинстве регионов процесс физической доставки, приемки и технической обработки книг остается непрозрачным и трудоемким. Он характеризуется высокой долей ручного труда и отсутствием единых стандартов для поставщиков. Издательства составляют прайс-листы и товарные накладные в произвольном порядке, без систематизации по алфавиту. Книги упаковываются в коробки хаотично, без группировки по авторам, темам или филиалам-получателям. Товарно-транспортные накладные не детализированы до уровня филиалов, что вынуждает центральную библиотеку вручную распределять каждую поставку. Крупные партии книг захламляют склады и нарушают санитарные нормы.
- При приемке книги сверяются с накладными вручную, без применения современных технологий. Техническая обработка также осуществляется вручную: проставление печатей и инвентарных номеров выполняется различными инструментами, а внесение записей в электронный каталог происходит путем повторного ввода данных, хотя готовые библиографические записи можно было бы заимствовать из внешних баз данных (например, «ЛИБНЕТ»). В результате трудозатраты на обработку одной тысячи книг достигают 220 человеко-часов, а из-за неструктурированных поставок до 30% времени тратится на лишние перемещения и сортировку.
- Для оптимизации работы информационных систем ЕАСУЗ и ПИК доработан их функционал: в первой системе внедрён модуль импорта прайс-листов в формате xlsx, а во второй - активирована опция закупки у единственного поставщика по исключительным правам без лишних согласований.
- Пересмотрены требования к поставщикам: разработан новый шаблон технического задания, который обязал издательства сортировать книги по алфавиту, группировать их по филиалам-получателям, маркировать каждую коробку с описью и предоставлять электронные товарно-транспортные накладные с детализацией до уровня филиала. Эти условия закрепили юридически в договорах, благодаря чему трудоёмкая операция распределения книг была перенесена со складов библиотек на склады поставщиков.
- Автоматизировали приёмку: для сверки партий с накладными разработали простое решение на основе 2D-сканеров, а для ускорения рутинных операций закупили сдвоенные печати и автоматические нумераторы. Кроме того, для каталогизации настроили заимствование библиографических записей из внешних баз, что позволило исключить ручной ввод документов в электронный каталог библиотеки.
Источник решения
ГАУК МО "МГУБ"
ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КУЛЬТУРЫ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ "МОСКОВСКАЯ ГУБЕРНСКАЯ УНИВЕРСАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА"
Московская область, 2026
Как менялся процесс
Логистика поставок и автоматизация приёмки и технической обработки книжных фондов
Этап 1
Выделение финансирования
РОИВ / Муниципальные учредители
- Процесс финансирования неравномерен и не имеет единых критериев оценки потребностей, не учитываются индивидуальные особенности и текущее состояние фонда каждой библиотеки (отсутствует предметная аналитика).
- Часть учредителей не выделяет муниципальную субсидию на комплектование, что влияет на различные источники финансирования, ограничения в сроках закупок и невозможность вести плановые закупки. Это приводит к хаотичному комплектованию, потере возможности закупать литературу по запросам (книжные новинки быстро уходят с рынка) и, как следствие, неконтролируемому пополнению фондов нерелевантной литературой.
Этап 2
Подготовка и согласование списков литературы для закупки
ЦБС / ОМЦ
- Применение библиотеками своих методик для определения потребностей в комплектовании вызывает ошибки в планировании и увеличивает время обработки данных.
- Отсутствует или устаревший тематико-типологический профиль комплектования (ТТПК).
- Учет читательского спроса не систематизирован, что мешает объективному анализу спроса и формированию планов закупок.
- Разнородность форматов прайс-листов от издательств создает дополнительные трудозатраты при их обработке и анализе.
- Высокий возврат сводных списков от ОМЦ (до 70%) из-за несоответствия формату, отсутствия обязательных реквизитов, некорректных дат или запрещенных авторов.
- Ручная сверка списков с перечнями запрещенных изданий и иноагентов.
- Отсутствие, в ряде случаев, цифровых компетенций у сотрудников библиотеки.
Этап 3
Согласование закупки и заключение договора
ЦБС / ОМЦ /Муниципальные администрации / РОИВ
- Многоуровневая система согласования требует одновременной работы в пяти и более информационных системах, что влечёт высокие трудозатраты и риск ошибок.
- Длительные сроки согласования на разных уровнях (муниципальная администрация, рабочая группа, учредитель) и задержки синхронизации между системами (до 1 рабочего дня) создают операционные простои и увеличивают ВПП.
- Ручной ввод данных из товарной накладной в систему ЕАСУЗ из-за отсутствия автоматического импорта.
- Длительное ожидание (до 2 рабочих дней) разрешения техподдержкой метода закупки у единственного поставщика в системе ПИК.
Этап 4
Отгрузка и приемка книг
ЦБС / ОМЦ /Поставщики (Издательства)
- Издательства формируют прайс-листы и товарные накладные не по алфавиту, что затрудняет первичную обработку.
- Книги упаковываются в коробки без систематизации (отсутствует алфавитный порядок, группировка по тематикам/авторам, логика последующей обработки).
- Товарные накладные не детализированы до уровня структурных подразделений – центральная библиотека вынуждена вручную распределять книги.
- Единовременные объёмные поставки приводят к захламлению складских и рабочих помещений, нарушению санитарных и противопожарных норм.
Этап 5
Техническая обработка книг
ОМЦ / ЦБС
- Ручная сверка поступивших книг с накладными без использования автоматизации (например, 2D-сканеров) значительно увеличивает время приёмки.
- Проставление печатей и инвентарных номеров вручную или с помощью нескольких печатей.
- Отсутствие автоматизированного заимствования библиографических записей из внешних баз данных при внесении книг в каталог АБИС библиотеки – повторный ручной ввод данных.
Этап 6
Передача книг в структурные подразделения
ОМЦ / ЦБС
Из-за отсутствия детализации поставки и бессистемной упаковки возникают дополнительные трудозатраты на сортировку и распределение книг по структурным подразделениям, что снижает эффективность всего процесса.
Этап 1
Выделение финансирования
РОИВ / Муниципальные учредители
Внедрение аналитического подхода – переход от уравнительного распределения финансирования к системе рейтингования ЦБС на основе объективных показателей их работы, что стимулирует развитие и повышает эффективность использования средств.
Этап 2
Подготовка и согласование списков литературы для закупки
ЦБС / ОМЦ
Стандартизация и цифровизация согласования – внедрение единых форматов прайс-листов и электронной формы согласования, что исключает разнородность данных и многократные ручные доработки. Автоматизация проверки на соответствие законодательству (иноагенты, экстремизм) и другим методическим рекомендациям.
Этап 3
Согласование закупки и заключение договора
ЦБС / ОМЦ /Муниципальные администрации / РОИВ
Ускорение закупочных процедур – оптимизация и частичная автоматизация процессов согласования закупок на муниципальном и региональном уровнях, сокращение времени ожидания и простоев при синхронизации данных между системами (ЕАСУЗ, ЕИС, ПИК).
Этап 4
Отгрузка и приемка книг
ЦБС / ОМЦ /Поставщики (Издательства)
Пересмотр требований к поставщикам – внедрение нового шаблона технического задания, которое обязывает поставщиков сортировать книги по алфавиту и структурным подразделениям, а также маркировать коробки. Это исключает тяжелый ручной труд при приемке и распределении.
Этап 5
Техническая обработка книг
ОМЦ / ЦБС
Автоматизация и механизация обработки – применение автоматизированного инструмента для сверки книг с ТТН, внедрение сдвоенных печатей и автоматических нумераторов/маркираторов. Доступ к заимствованию готовых библиографических записей из внешних баз данных ускоряет каталогизацию и снижает число ошибок.
Этап 6
Передача книг в структурные подразделения
ОМЦ / ЦБС
Оптимизация логистики – исключение этапа ручного распределения книг по структурным подразделениям силами центральной библиотеки благодаря требованию к поставщику о предварительной сортировке и детализации документов (ТТН) до уровня структурных подразделений.
Выделение финансирования
Ответственный: РОИВ / Муниципальные учредители
Подготовка и согласование списков литературы для закупки
Ответственный: ЦБС / ОМЦ
Согласование закупки и заключение договора
Ответственный: ЦБС / ОМЦ /Муниципальные администрации / РОИВ
Отгрузка и приемка книг
Ответственный: ЦБС / ОМЦ /Поставщики (Издательства)
Техническая обработка книг
Ответственный: ОМЦ / ЦБС
Передача книг в структурные подразделения
Ответственный: ОМЦ / ЦБС
Выделение финансирования
Ответственный: РОИВ / Муниципальные учредители
Подготовка и согласование списков литературы для закупки
Ответственный: ЦБС / ОМЦ
Согласование закупки и заключение договора
Ответственный: ЦБС / ОМЦ /Муниципальные администрации / РОИВ
Отгрузка и приемка книг
Ответственный: ЦБС / ОМЦ /Поставщики (Издательства)
Техническая обработка книг
Ответственный: ОМЦ / ЦБС
Передача книг в структурные подразделения
Ответственный: ОМЦ / ЦБС
Показатель федерального проекта
Количество посещений организаций культуры в расчете на одного работника организации, ед./чел.
1429
Было
1646
Стало
Состав рабочей группы
- Руководитель регионального ОМЦ – общее руководство проектом, координация с РОИВ.
- Руководитель отдела комплектования ОМЦ – разработка технического задания по автоматизации сверки и приёмки поступивших книг.
- Сотрудник отдела комплектования ОМЦ - участие в тестировании инструментов, предоставление обратной связи.
- Методист ОМЦ – разработка шаблонов, методических и обучающих материалов, проведение обучения сотрудников библиотек/ЦБС.
- Специалист по закупкам – проработка технических заданий для поставщиков, внесение требований в договоры.
- Юрист - подготовка нормативных документов (приказы, доп. соглашения с издательствами, методические рекомендации).
- ИT-специалист/администратор АБИС – разработка скрипта сверки списков поступившей литературы.
- Представитель издательства (ключевой поставщик) – участие в пилотной апробации (по согласованию).
Этапы работы
2 месяца- Изучите материалы коробочного решения для внедрения.
- Сформировать рабочую группу из участников наблюдаемого процесса.
- Обеспечить обучение членов группы методикам проведения хронометража и выявления потерь в работе.
Риски и меры
Сопротивление издательств новым требованиям к прайсам и упаковке.
Проведение круглых столов с ключевыми поставщиками, демонстрация выгод (снижение возвратов, ускорение оплаты).
Закрепление требований в договорах.
Неготовность сотрудников ЦБС к использованию нового оборудования и программного обеспечения.
Развёрнутая обучающая кампания (вебинары, видеоинструкции, памятки).
Назначение внутренних «агентов изменений» в каждой ЦБС.
Недостаточное бюджетное финансирование на закупку оборудования и программного обеспечения.
Поэтапная закупка (сначала для пилотных библиотек ЦБС).
Использование межбюджетных трансфертов.
Включение в региональную программу «Культура».
Сопротивление издательств новым требованиям к прайсам и упаковке.
Проведение круглых столов с ключевыми поставщиками, демонстрация выгод (снижение возвратов, ускорение оплаты).
Закрепление требований в договорах.
Неготовность сотрудников ЦБС к использованию нового оборудования и программного обеспечения.
Развёрнутая обучающая кампания (вебинары, видеоинструкции, памятки).
Назначение внутренних «агентов изменений» в каждой ЦБС.
Недостаточное бюджетное финансирование на закупку оборудования и программного обеспечения.