Коробочное решение "Оптимизация потока заселения гостя в санаторно-курортное учреждение"
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Параметры
0,84Среднее по региону
0,55Было
6-12 человекЧеловеческие ресурсы для реализации
1,5Среднее по РФ
0,55Стало
1,8 млн. рублейФинансовые ресурсы для реализации
Для кого подходит
Санаторно-курортные учреждения субъектов Российской Федерации
Сфера
Туризм
Описание
Проблема
Длительный цикл заселения гостя (от прибытия до получения ключа и первичного осмотра) занимал 82,35 минут, что вызывало претензии и недовольства у более 90% гостей.
Неравномерная загрузка сотрудников приемного отделения и медицинского персонала (недогрузка от 50-70% сотрудников с 08:00 до 11:00, перегрузка с 11:00 до 15:00 и недогрузка 80-90% мед. персонала при первичном осмотре с 08.00 до 10.00, нарастающая перегрузка с 11.00 до 16.00 (по 15–20 мин на пациента)
Решение
В рамках цифровизации санатория внедрено PMS с интеграцией СКУД и кассой для автоматической оплаты парковки и доступа; создана интерактивная карта для сайта, приложения и георесурсов, дублируемая бумажными план-схемами для офлайн-навигации, а также обновлены физические указатели и тактильные дорожки. Разработан ИИ-чат-бот для типовых запросов в мессенджерах, устанавливаются инфоматы с электронной очередью, связанные с PMS и медицинской системой, и сканеры документов с распознаванием и переносом данных в PMS систему.
Потенциал повышения производительности труда
Коробочное решение направлено на оптимизацию процесса заселения гостя в санаторно-курортное учреждение от момента прибытия гостя до получения ключа и размещения в номере. Это типовой процесс с высокой частотой повторения (до 20-50 заселений в день в зависимости от сезона), который в большинстве организаций характеризуется избыточными ручными операциями, дублированием данных, ожиданием и низкой прозрачностью.
По состоянию на 01.01.2026 количество организаций с потенциалом применения данного решения составляет 816 организаций с общей численностью сотрудников более 70 тыс. человек.
* - Согласно информации предприятия
Предпосылки для внедрения коробочного решения в организации
- Отсутствие или плохая видимость информационной навигации (указатели мелкие, неконтрастные, скрыты зеленью, отсутствуют на перекрёстках и в коридорах).
- Перегруженность персонала в пиковые часы (11:00–14:00) – образование нескольких пересекающихся очередей (в приёмное отделение, к врачам), ломка очередей и повторные обращения гостей, что увеличивает общее время заселения до 1,5 часа.
- Неструктурированное хранение документов на рабочих местах – хаос на стеллажах и столах, отсутствие рубрикаторов и стандартов 5С, приводящее к дополнительным потерям времени на поиск.
- Некомплектность документов гостя при заселении – сотрудники вынуждены тратить от 2 до 10 минут на сканирование, распечатку и дооформление недостающих бумаг (брак и переделки).
- Низкая информированность гостей о дополнительных услугах (лечебные аромаэкстракты, процедуры, детские комнаты) – отсутствие скриптов продаж и единой системы информирования.
- Неудобство онлайн-подготовки документов – гость не может заранее направить санаторно-курортную карту, паспортные данные, что замедляет процесс на стойке регистрации.
- Отсутствие зон ожидания и комфорта – нет оборудованной зоны с диванами, инфоматами, электронной очередью; гости стоят в «живых» очередях, испытывая дискомфорт.
- Отсутствие интеграции PMS и CRM, ручной ввод данных, медленная запись ключей, отсутствие биометрической идентификации и киосков самообслуживания.
Задачи, решаемые при внедрении коробочного решения
- Комплексная автоматизации санаторно-курортного/медицинского центра с проживанием.
- Обеспечение навигации гостей по территории и корпусам.
- Снижение нагрузки на персонал, исключение очередей в момент массового заезда гостей.
- Повышения удобства, безопасности и контроля доступа гостей к номеру и услугам, снижение стресса гостей в часы пик.
- Снижении оттока и негативных отзывов.
Результат
- Снижение времени протекания процесса (ВПП) заселение — с 82,35 мин. до 40 мин. (- 51,4 %).
- Увеличение фактической выработки на сотрудника в час — с 0,73 до 1,50 условных операций (+ 105,5%).
- Снижение времени протекания процесса регистрации гостя — с 32,9 до 11.1 мин. (-66 %).
- Сокращение времени пути гостя до кабинета оказания услуг с 26,5 минут до 7,75 минут, на 71%.
- Сокращение времени ожидания гостя в очереди при процессе регистрации, на 67%.
Описание процесса
| Краткое описание этапов процесса заселения гостя | Детализация проблемных зон |
|---|---|
| Этап 1 Прибытие гостя | |
| Сотрудник службы безопасности осуществляет первоначальное взаимодействие с гостем (на входе в здание или на КПП), обеспечивая проверку документов. После успешной верификации гостя предоставляет информацию о маршрутах до приемного отделения или парковочной зоны. Парковщик предоставляет гостю бумажный талон, который позволяет воспользоваться парковочным местом (при необходимости). | 70% рабочего времени затрачивается сотрудниками на информирование посетителей о правилах проезда на территорию, расположении парковочных мест и местонахождении приемного отделения. Талон на парковочное место выдается в бумажном виде и заполняется вручную. |
| Этап 2 Проверка документации и заключение договора | |
| Сотрудник приемного отделения производит анализ медицинской документации гостя, проводит верификацию санаторно-курортной путевки и других медицинских документов. Заведующий приемного отделения осуществляет проверку Договора и передает его на подпись директору санаторно-курортного учреждения | При анализе медицинской документации гостя, санаторно-курортной путевки и медицинской документации наблюдаются систематические опечатки, ошибки в формулировках. Выявление ошибок, возврат документов на доработку |
| Этап 3 Оформление проживания | |
| Администратор получает информацию от службы номерного фонда о доступных для заселения номерах. Выполняет верификацию бронирования, проверяет документы гостя (паспорт, санаторно-курортную карту, путевку), регистрирует данные в системе управления гостиничным комплексом (PMS-системе), осуществляет процедуру постановки гостя на учет, предоставляет ключи, информирует о доступных услугах, режиме питания и времени приема врача. | На полках и стеллажах накапливаются документы и материалы, утратившие свою актуальность, что затрудняет оперативный поиск необходимых документов . Системные ошибки при формировании пакетов документов, в том числе поступление неполных комплектов документации. Требуется дополнительная печать и внесение дополнений в документы для оформления проживания, что составляет до 43% случаев. |
| Этап 4 Первичный осмотр у врача | |
| Медицинская сестра осуществляет измерение антропометрических параметров, артериального давления и температуры пациента. Врач, изучив анамнез пациента, его текущее состояние здоровья, а также ознакомившись с медицинской документацией, включающей информацию о диагнозе и соответствующих показаниях, разрабатывает план лечения или реабилитации. | Большинство медицинских специалистов (74%) отмечают снижение рабочей нагрузки в период с 08:00 до 10:00. В интервале с 11:00 до 14:00 наблюдается значительное увеличение интенсивности профессиональной деятельности. Время, затрачиваемое на первичный прием пациента, варьируется в пределах 15-20 минут, в течение которых врач осуществляет осмотр, назначает терапию и разрабатывает рекомендации по питанию. |
| Этап 5 Заселение в номер | |
| Администратор, портье-носильщик (в случае предоставления услуги по доставке багажа) осуществляют сопровождение гостя до номера. | В период с 11:00 до 14:00, при пиковых нагрузках, связанных с заселением, сопровождение гостей до номеров не предоставляется, поскольку сотрудники заняты оформлением документов следующего гостя в очереди. |
Полная версия документа и набор инструкций для самостоятельной реализации мероприятий предоставляется после заполнения краткой формы заявки.
- Заполните заявку (вызов формы заявки осуществляется нажатием кнопки "Хочу внедрить")
- Перейдите в личный кабинет
- Скачайте и изучите рекомендации
- Реализуйте мероприятия
- Загрузите отчет