Цифровизация процесса формирования и согласования закупок на основе стандартизации данных и читательского спроса
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Сфера
Культура
Тип организации
Общедоступные (публичные) библиотеки
Сложность внедрения
Региональные министерства культуры, организационно-методические центры (ОМЦ), централизованные библиотечные системы (ЦБС) субъектов РФ
Наличие статистических данных о деятельности библиотек. Доступ к региональной автоматизированной системе (при наличии). Готовность руководства к внедрению прозрачных механизмов распределения финансирования.
Цифровизация услуг, бизнес - процессов, применение систем искусственного интеллекта
Цифровое преобразование закупок: стандартизация данных и анализ предпочтений.
Сокращение времени согласования потребности в комплектовании (на 1 тыс. книг), чел.-часов,
2 месяца
Срок внедрения
до 1,4 млн руб.
Затраты на внедрение
5-8 человек
Команда внедрения
+38%
Рост производительности
Описание
- В большинстве регионов комплектование библиотечных фондов сталкивается с двумя проблемами. Во-первых, отсутствуют единые форматы прайс-листов от издательств, что приводит к возврату до 70% заявок. Во-вторых, сбор читательского спроса несистематизирован: библиотеки ведут учёт отказов в разрозненных файлах или не фиксируют вовсе. Это вызывает задержки в согласовании, пополнение фондов нерелевантной литературой и значительные затраты на ручные проверки, которые можно автоматизировать.
- ОМЦ стандартизирует прайс-листы для поставщиков и создаёт электронную форму согласования списков литературы с автоматической проверкой реквизитов, методическими рекомендациями и сверкой с перечнями запрещённых материалов и иноагентов. Это сокращает ручные проверки и исключает возврат списков на доработку.
- Также внедрён единый цифровой «Журнал отказов» для всех библиотек сети. Данные аккумулируются в ОМЦ и служат основанием для комплектования фондов, востребованных у населения.
Источник решения
ГАУК МО "МГУБ"
ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КУЛЬТУРЫ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ "МОСКОВСКАЯ ГУБЕРНСКАЯ УНИВЕРСАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА"
Московская область, 2026
Как менялся процесс
Цифровизация процесса согласования закупок на основе читательского спроса
Этап 1
Выделение финансирования
РОИВ / Муниципальные учредители
- Процесс финансирования неравномерен и не имеет единых критериев оценки потребностей, не учитываются индивидуальные особенности и текущее состояние фонда каждой библиотеки (отсутствует предметная аналитика).
- Часть учредителей не выделяет муниципальную субсидию на комплектование, что влияет на различные источники финансирования, ограничения в сроках закупок и невозможность вести плановые закупки. Это приводит к хаотичному комплектованию, потере возможности закупать литературу по запросам (книжные новинки быстро уходят с рынка) и, как следствие, неконтролируемому пополнению фондов нерелевантной литературой.
Этап 2
Подготовка и согласование списков литературы для закупки
ЦБС / ОМЦ
- Применение библиотеками своих методик для определения потребностей в комплектовании вызывает ошибки в планировании и увеличивает время обработки данных.
- Отсутствует или устаревший тематико-типологический профиль комплектования (ТТПК).
- Учет читательского спроса не систематизирован, что мешает объективному анализу спроса и формированию планов закупок.
- Разнородность форматов прайс-листов от издательств создает дополнительные трудозатраты при их обработке и анализе.
- Высокий возврат сводных списков от ОМЦ (до 70%) из-за несоответствия формату, отсутствия обязательных реквизитов, некорректных дат или запрещенных авторов.
- Ручная сверка списков с перечнями запрещенных изданий и иноагентов.
- Отсутствие, в ряде случаев, цифровых компетенций у сотрудников библиотеки.
Этап 3
Согласование закупки и заключение договора
ЦБС / ОМЦ /Муниципальные администрации / РОИВ
- Многоуровневая система согласования требует одновременной работы в пяти и более информационных системах, что влечёт высокие трудозатраты и риск ошибок.
- Длительные сроки согласования на разных уровнях (муниципальная администрация, рабочая группа, учредитель) и задержки синхронизации между системами (до 1 рабочего дня) создают операционные простои и увеличивают ВПП.
- Ручной ввод данных из товарной накладной в систему ЕАСУЗ из-за отсутствия автоматического импорта.
- Длительное ожидание (до 2 рабочих дней) разрешения техподдержкой метода закупки у единственного поставщика в системе ПИК.
Этап 4
Отгрузка и приемка книг
ЦБС / ОМЦ /Поставщики (Издательства)
- Издательства формируют прайс-листы и товарные накладные не по алфавиту, что затрудняет первичную обработку.
- Книги упаковываются в коробки без систематизации (отсутствует алфавитный порядок, группировка по тематикам/авторам, логика последующей обработки).
- Товарные накладные не детализированы до уровня структурных подразделений – центральная библиотека вынуждена вручную распределять книги.
- Единовременные объёмные поставки приводят к захламлению складских и рабочих помещений, нарушению санитарных и противопожарных норм.
Этап 5
Техническая обработка книг
ОМЦ / ЦБС
- Ручная сверка поступивших книг с накладными без использования автоматизации (например, 2D-сканеров) значительно увеличивает время приёмки.
- Проставление печатей и инвентарных номеров вручную или с помощью нескольких печатей.
- Отсутствие автоматизированного заимствования библиографических записей из внешних баз данных при внесении книг в каталог АБИС библиотеки – повторный ручной ввод данных.
Этап 6
Передача книг в структурные подразделения
ОМЦ / ЦБС
Из-за отсутствия детализации поставки и бессистемной упаковки возникают дополнительные трудозатраты на сортировку и распределение книг по структурным подразделениям, что снижает эффективность всего процесса.
Этап 1
Выделение финансирования
РОИВ / Муниципальные учредители
Внедрение аналитического подхода – переход от уравнительного распределения финансирования к системе рейтингования ЦБС на основе объективных показателей их работы, что стимулирует развитие и повышает эффективность использования средств.
Этап 2
Подготовка и согласование списков литературы для закупки
ЦБС / ОМЦ
Стандартизация и цифровизация согласования – внедрение единых форматов прайс-листов и электронной формы согласования, что исключает разнородность данных и многократные ручные доработки. Автоматизация проверки на соответствие законодательству (иноагенты, экстремизм) и другим методическим рекомендациям.
Этап 3
Согласование закупки и заключение договора
ЦБС / ОМЦ /Муниципальные администрации / РОИВ
Ускорение закупочных процедур – оптимизация и частичная автоматизация процессов согласования закупок на муниципальном и региональном уровнях, сокращение времени ожидания и простоев при синхронизации данных между системами (ЕАСУЗ, ЕИС, ПИК).
Этап 4
Отгрузка и приемка книг
ЦБС / ОМЦ /Поставщики (Издательства)
Пересмотр требований к поставщикам – внедрение нового шаблона технического задания, которое обязывает поставщиков сортировать книги по алфавиту и структурным подразделениям, а также маркировать коробки. Это исключает тяжелый ручной труд при приемке и распределении.
Этап 5
Техническая обработка книг
ОМЦ / ЦБС
Автоматизация и механизация обработки – применение автоматизированного инструмента для сверки книг с ТТН, внедрение сдвоенных печатей и автоматических нумераторов/маркираторов. Доступ к заимствованию готовых библиографических записей из внешних баз данных ускоряет каталогизацию и снижает число ошибок.
Этап 6
Передача книг в структурные подразделения
ОМЦ / ЦБС
Оптимизация логистики – исключение этапа ручного распределения книг по структурным подразделениям силами центральной библиотеки благодаря требованию к поставщику о предварительной сортировке и детализации документов (ТТН) до уровня структурных подразделений.
Выделение финансирования
Ответственный: РОИВ / Муниципальные учредители
Подготовка и согласование списков литературы для закупки
Ответственный: ЦБС / ОМЦ
Согласование закупки и заключение договора
Ответственный: ЦБС / ОМЦ /Муниципальные администрации / РОИВ
Отгрузка и приемка книг
Ответственный: ЦБС / ОМЦ /Поставщики (Издательства)
Техническая обработка книг
Ответственный: ОМЦ / ЦБС
Передача книг в структурные подразделения
Ответственный: ОМЦ / ЦБС
Выделение финансирования
Ответственный: РОИВ / Муниципальные учредители
Подготовка и согласование списков литературы для закупки
Ответственный: ЦБС / ОМЦ
Согласование закупки и заключение договора
Ответственный: ЦБС / ОМЦ /Муниципальные администрации / РОИВ
Отгрузка и приемка книг
Ответственный: ЦБС / ОМЦ /Поставщики (Издательства)
Техническая обработка книг
Ответственный: ОМЦ / ЦБС
Передача книг в структурные подразделения
Ответственный: ОМЦ / ЦБС
Показатель федерального проекта
Количество посещений организаций культуры в расчете на одного работника организации, ед./чел.
1429
Было
1646
Стало
Состав рабочей группы
- Руководитель регионального ОМЦ – общее руководство проектом, координация с РОИВ.
- Руководитель отдела комплектования ОМЦ – разработка ТЗ по автоматизации сбора списков литературы на согласование, формирование требований к электронной форме согласования, проверка корректности автоматических фильтров (год издания, тип обложки, иноагенты и др.).
- Сотрудник отдела комплектования ОМЦ – тестирование формы, проверка шаблона прайс-листа.
- Методист ОМЦ – разработка шаблонов, методических и обучающих материалов, проведение обучения сотрудников библиотек/ЦБС.
- Руководитель отдела обучения ОМЦ – разработка программ обучения по новым методам работы, организация обучения сотрудников библиотек/ЦБС.
- Специалист по закупкам – проработка технических заданий, информационных систем по автоматизации/оптимизации АБИС по закупкам (ЕАСУЗ, ПИК).
- Юрист - подготовка нормативных документов (приказы, доп. соглашения с издательствами, методические рекомендации).
- ИT-специалист/администратор АБИС – разработка технических заданий (доработка модуля учёта отказов, интеграция с внешними базами, разработка инструментов автоматической проверки), внедрение технических решений.
Этапы работы
2 месяца- Изучите материалы коробочного решения для внедрения.
- Сформировать рабочую группу из участников наблюдаемого процесса.
- Обеспечить обучение членов группы методикам проведения хронометража и выявления потерь в работе.
Риски и меры
Издательства могут отказаться предоставлять прайс-листы в новом формате.
Провести круглые столы и переговоры с ключевыми поставщиками, разъяснив им преимущества (снижение ошибок, ускорение обработки заказов).
Закрепить требование о предоставлении прайс-листов только в утверждённом формате во всех новых договорах поставки.
Для добросовестных поставщиков предусмотреть переходный период (1–2 месяца) для адаптации.
Неготовность сотрудников ЦБС к изменениям, связанным с переходом на электронные формы согласования.
Разъяснительная кампания: (вебинары, памятки, видеоинструкции) с демонстрацией преимуществ: сокращение ручного труда, снижение числа возвратов.
Обучение на пилотных ЦБС с последующим тиражированием опыта.
Включить использование электронной формы в должностные инструкции и ключевые показатели эффективности (KПЭ) сотрудников.
Потеря данных при переходе на электронную форму.
Разработать регламент переноса данных с чёткими шагами и контролем.
Провести выборочную сверку после переноса (не менее 10% записей).
Сохранить архивные файлы в резервной папке на случай необходимости обращения к ним.
Издательства могут отказаться предоставлять прайс-листы в новом формате.
Провести круглые столы и переговоры с ключевыми поставщиками, разъяснив им преимущества (снижение ошибок, ускорение обработки заказов).
Закрепить требование о предоставлении прайс-листов только в утверждённом формате во всех новых договорах поставки.
Для добросовестных поставщиков предусмотреть переходный период (1–2 месяца) для адаптации.
Неготовность сотрудников ЦБС к изменениям, связанным с переходом на электронные формы согласования.
Разъяснительная кампания: (вебинары, памятки, видеоинструкции) с демонстрацией преимуществ: сокращение ручного труда, снижение числа возвратов.
Обучение на пилотных ЦБС с последующим тиражированием опыта.
Включить использование электронной формы в должностные инструкции и ключевые показатели эффективности (KПЭ) сотрудников.
Потеря данных при переходе на электронную форму.