Автоматизация процесса планирования мероприятий в музее

1. Отсутствие унифицированной формы и регламентированного канала подачи заявок приводит к их потере, дублированию и забыванию.
2. Отсутствует система первичной регистрации и учёта поступающих предложений.
3. Информация о мероприятиях фиксируется в произвольной форме, преимущественно в личных записях сотрудников или электронных таблицах формата Excel.
4. Заявители не получают официального подтверждения о регистрации своих заявок, что вызывает необходимость дополнительных уточняющих звонков.

1. Длительный обзвон или личный "обход"(до 1,5 часов на одно мероприятие) всех отделов учреждения.
2. Отсутствие единого календаря занятости залов и оборудования приводит к пересечениям и конфликтам.
3. Согласование происходит последовательно, каждый отдел может заблокировать решение, что требует повторных звонков.
4. При смене даты весь цикл согласования повторяется заново.
5. Нет документального фиксирования согласованных решений из-за чего возникают споры и «устные» изменения.

1. Процесс ручной рассылки и обхода кабинетов занимает до 140 минут на одно мероприятие.
2. Информация часто передаётся в неполном объёме или с задержкой, что приводит к недостаточной подготовке со стороны соответствующих отделов.
3. Отсутствует система автоматического уведомления о мероприятиях, что увеличивает риск пропуска писем руководителями отделов и, как следствие, невыполнения задач подчинёнными.
4. При внесении изменений в параметры мероприятия процедура информирования повторяется вручную, что вызывает путаницу в версиях информации.

1. Потери времени при ручном заполнении заявки, ошибки при переписывании наименований оборудования.
2. Возврат заявок на доработку из-за отсутствия обязательных полей (количество участников, требования к помещению и др.).
3. Заказ оборудования списанного или находящегося в ремонте из-за неактуального справочника оборудования.
4. Повреждение или утрата бумажной заявки.
5. Доставка нарочно занимает до 45 минут на одну заявку (с учётом поиска сотрудника МТО).
6. Бумажные заявки теряются, попадают не в тот отдел или задерживаются в пути.
7. Отсутствует подтверждение приёма заявки: сотрудник не знает, начала ли служба МТО подготовку.
8. Невозможно отследить статус заявки (принята, в работе, выполнена, отклонена).
9. При большом количестве мероприятий бумажный документооборот создает хаос в службе МТО.

1. Ручная регистрация и проверка наличия оборудования занимает от 1 до 4 часов.
2. Отсутствие единой системы резервирования: одно и то же оборудование может быть заказано на одно время разными заявителями, конфликт выявляется только в день мероприятия.
3. Нет автоматического уведомления заявителя об изменении статуса, сотрудник вынужден перезванивать в МТО.
4. При сбое или нехватке оборудования — длительный ручной поиск альтернативы.
5. Отсутствие обратной связи о причинах отклонения заявки: сотрудник повторяет те же ошибки в следующий раз.

Внедрение единой базы мероприятий – переход от разрозненных бумажных и устных заявок к централизованной электронной системе, доступной всем отделам в реальном времени.

Стандартизация справочников – единые справочники залов, оборудования, типов мероприятий.

Исключение ручного согласования дат – автоматическая проверка календаря занятости залов и оборудования вместо многочасовых обзвонов (экономия 86 мин на мероприятие).

Автоматическое информирование всех отделов – вместо ручных рассылок и обходов кабинетов система за секунды уведомляет всех ответственных лиц.