Автоматизация процесса планирования мероприятий в музее

Сотрудник учреждения

• Отсутствие унифицированной формы и регламентированного канала подачи заявок приводит к их потере, дублированию и забыванию.
• Отсутствует система первичной регистрации и учёта поступающих предложений.
• Информация о мероприятиях фиксируется в произвольной форме, преимущественно в личных записях сотрудников или электронных таблицах формата Excel.
• Заявители не получают официального подтверждения о регистрации своих заявок, что вызывает необходимость дополнительных уточняющих звонков.

Сотрудник учреждения / задействованные отделы

• Длительный обзвон или личный "обход"(до 1,5 часов на одно мероприятие) всех отделов учреждения.
• Отсутствие единого календаря занятости залов и оборудования приводит к пересечениям и конфликтам.
• Согласование происходит последовательно, каждый отдел может заблокировать решение, что требует повторных звонков.
• При смене даты весь цикл согласования повторяется заново.
• Нет документального фиксирования согласованных решений из-за чего возникают споры и «устные» изменения.

Сотрудник / Руководители отделов

• Процесс ручной рассылки и обхода кабинетов занимает до 140 минут на одно мероприятие.
• Информация часто передаётся в неполном объёме или с задержкой, что приводит к недостаточной подготовке со стороны соответствующих отделов.
• Отсутствует система автоматического уведомления о мероприятиях, что увеличивает риск пропуска писем руководителями отделов и, как следствие, невыполнения задач подчинёнными.
• При внесении изменений в параметры мероприятия процедура информирования повторяется вручную, что вызывает путаницу в версиях информации.

Сотрудник учреждения

• Потери времени при ручном заполнении заявки, ошибки при переписывании наименований оборудования.
• Возврат заявок на доработку из-за отсутствия обязательных полей (количество участников, требования к помещению и др.).
• Заказ оборудования списанного или находящегося в ремонте из-за неактуального справочника оборудования.
• Повреждение или утрата бумажной заявки.
• Доставка нарочно занимает до 45 минут на одну заявку (с учётом поиска сотрудника МТО).
• Бумажные заявки теряются, попадают не в тот отдел или задерживаются в пути.
• Отсутствует подтверждение приёма заявки: сотрудник не знает, начала ли служба МТО подготовку.
• Невозможно отследить статус заявки (принята, в работе, выполнена, отклонена).
• При большом количестве мероприятий бумажный документооборот создает хаос в службе МТО.

Сотрудник службы МТО

• Ручная регистрация и проверка наличия оборудования занимает от 1 до 4 часов.
• Отсутствие единой системы резервирования: одно и то же оборудование может быть заказано на одно время разными заявителями, конфликт выявляется только в день мероприятия.
• Нет автоматического уведомления заявителя об изменении статуса, сотрудник вынужден перезванивать в МТО.
• При сбое или нехватке оборудования — длительный ручной поиск альтернативы.
• Отсутствие обратной связи о причинах отклонения заявки: сотрудник повторяет те же ошибки в следующий раз.

Сотрудник службы МТО/ ответственный сотрудник

Не содержит отдельных ключевых показателей, так как является следствием предыдущих.

Внутренний / внешний заказчик / Единая база мероприятий

• Внедрение единой базы мероприятий – переход от разрозненных бумажных и устных заявок к централизованной электронной системе, доступной всем отделам в реальном времени.
• Стандартизация справочников – единые справочники залов, оборудования, типов мероприятий.

Система (без участия сотрудника)

Исключение ручного согласования дат – автоматическая проверка календаря занятости залов и оборудования вместо многочасовых обзвонов (экономия 86 мин на мероприятие).

Система (без участия сотрудника)

Автоматическое информирование всех отделов – вместо ручных рассылок и обходов кабинетов система за секунды уведомляет всех ответственных лиц.

Единая база мероприятий (автоматически)

Автоматическое формирование заявок на МТО – вместо ручного заполнения бумажных бланков и доставки нарочно заявка создаётся системой мгновенно и отправляется по электронным каналам.

Служба МТО/Единая база мероприятий

Прозрачный контроль статуса – заявитель видит статус заявки в реальном времени, получает уведомления.

Служба МТО / Ответственный сотрудник

Не содержит отдельных ключевых изменений, так как является следствием предыдущих.