Повышение информированности потенциальных посетителей культурно-досуговых учреждений о планируемых мероприятиях
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Сфера
Культура
Тип организации
Культурно- досуговые учреждения
Сложность внедрения
Крупные дома культуры и дворцы культуры, средние учреждения, сельские клубы и малые дома культуры
Наличие выделенных сотрудников или подразделения, ответственных за маркетинг и информационное продвижение мероприятий
Маркетинг и продажи
Увеличение уровня посещаемости мероприятий
Уровень посещаемости мероприятий, %
2 месяца
Срок внедрения
Не требуются
Затраты на внедрение
4-5 человек
Команда внедрения
+ 14%
Рост производительности
Описание
- Культурно-досуговые учреждения сталкиваются с неполной заполняемостью залов на мероприятиях (в среднем 80%) из-за низкой информированности потенциальных посетителей.
- Основная причина — неэффективная работа информационных каналов. Рекламные материалы (афиши, анонсы в соцсетях) зачастую содержат неполные, неструктурированные и не привлекающие внимание данные, нет единого формата репертуарного плана мероприятий на месяц. В результате аудитория не получает достаточной информации для планирования посещения, что ведёт к потере выручки и неэффективному использованию ресурсов учреждения.
- Для повышения уровня информированности потенциальных посетителей и увеличения заполняемости залов внедрить системные изменения в подходе к рекламным коммуникациям.
- Провести стандартизацию формата представления информации: разработать единый макет афиши с обязательным набором данных, который будет использоваться как для печатных материалов, так и для онлайн-анонсов. Для цифровых каналов коммуникации формат дополнить мультимедийным контентом, что позволит сделать анонсы более яркими и вовлекающими.
- Параллельно создать и внедрить систему визуализации ежемесячного репертуарного плана мероприятий. Посетители смогут легко ознакомиться с расписанием на целый месяц как на информационных стендах в учреждении, так и на его сайте и в социальных сетях. Также оптимизировать внутренний процесс подготовки и согласования рекламных материалов, что позволит увеличить сроки их публикации и, как следствие, расширить охват аудитории.
Источник практики
МБУ "ГАТЧИНСКИЙ ГДК"
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ГАТЧИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ДОМ КУЛЬТУРЫ"
Ленинградская область, 2024
Как менялся процесс
Этап 1
Планирование рекламной кампании
Медиа-сектор
- Посетитель не может спланировать посещение КДУ заранее (информация разрознена, афиши быстро заклеиваются, сайт перегружен всплывающей рекламой).
- КДУ планирует размещение рекламных материалов на собственных интернет-ресурсах.
Этап 2
Разработка рекламных материалов
Медиа-сектор
- Форма и наполнение афиш не позволяет потенциальному посетителю принять решение о выборе мероприятия и покупки билета.
- Афиши неинформативны: перегружены деталями, мелкие шрифты, отсутствие визуальной иерархии.
- КДУ разрабатывает рекламные материалы в разных визуальных формах, в которых возможен как недостаток информации, так и избыток.
Этап 3
Согласование и утверждение материалов
Комитет по культуре
- Реклама о предстоящем мероприятии размещается незадолго до его начала, что сокращает количество потенциальных посетителей.
- Каждый макет афиши согласовывается индивидуально, по причине отсутствия единого стандарта, процесс согласования выполнялся до 7 рабочих дней.
Этап 4
Размещение рекламы (онлайн-, офлайн-)
Организационный сектор
- Посетители не задерживаются на онлайн-ресурсах КДУ, контент устаревший и редко обновляется.
- КДУ не отслеживает актуальность информации о предстоящих мероприятиях.
Этап 5
Организация продаж билетов
Организационный сектор
- Посетители не могут приобрести билет по причине ограничения времени работы кассы и отсутствия возможности приобрести билет онлайн.
- Время работы кассы совпадает с рабочим временем посетителей.
- Покупка билета на сайте КДУ небезопасна (отсутствует сертификат HTTPS).
Этап 6
Анализ и подведение итогов мероприятия
Организационный сектор
- Посетитель не может оставить отзыв о мероприятии или дать предложение по улучшению.
- В КДУ отсутствует системный сбор обратной связи от посетителей.
Этап 1
Планирование рекламной кампании
Медиа-сектор
- Изменился формат предоставления информации о мероприятиях:
- внедрён единый стандарт репертуарного плана (печатный + цифровой);
- утверждена периодичность планирования и размещения плана (на месяц вперёд).
Этап 2
Разработка рекламных материалов
Медиа-сектор
- Рекламные материалы создаются в едином узнаваемом стиле:
- разработаны и утверждены типовые макеты афиш (книжный и альбомный форматы) с фиксированным набором элементов;
- для цифровых каналов добавлены аудио и видеоролики, текстовые выдержки из репертуара.
Этап 3
Согласование и утверждение материалов
Комитет по культуре
- Реклама о предстоящем мероприятии размещается незадолго до его начала, что сокращает количество потенциальных посетителей.
- Каждый макет афиши согласовывается индивидуально, по причине отсутствия единого стандарта, процесс согласования выполнялся до 7 рабочих дней.
Этап 4
Размещение рекламы (онлайн-, офлайн-)
Организационный сектор
- Организовано проведение рекламных кампаний по разработанному контент-плану с заданной периодичностью.
- Организовано взаимодействие со сторонними интернет-каналами на регулярной основе.
- Внедрена система оценки эффективности рекламных кампаний.
Этап 5
Организация продаж билетов
Организационный сектор
- График работы кассы изменен, билеты можно приобрести в вечернее время.
- На сайте КДУ реализована возможность безопасного приобретения билета.
- Организована продажа билетов через терминалы самообслуживания.
- Реализовано партнерское соглашение с агрегатором Яндекс Афиша для дополнительного канала продаж.
Этап 6
Анализ и подведение итогов мероприятия
Организационный сектор
Организован процесс сбора и анализа обратной связи от посетителей.
Планирование рекламной кампании
Ответственный: Медиа-сектор
Разработка рекламных материалов
Ответственный: Медиа-сектор
Согласование и утверждение материалов
Ответственный: Комитет по культуре
Размещение рекламы (онлайн-, офлайн-)
Ответственный: Организационный сектор
Организация продаж билетов
Ответственный: Организационный сектор
Анализ и подведение итогов мероприятия
Ответственный: Организационный сектор
Планирование рекламной кампании
Ответственный: Медиа-сектор
Разработка рекламных материалов
Ответственный: Медиа-сектор
Согласование и утверждение материалов
Ответственный: Комитет по культуре
Размещение рекламы (онлайн-, офлайн-)
Ответственный: Организационный сектор
Организация продаж билетов
Ответственный: Организационный сектор
Анализ и подведение итогов мероприятия
Ответственный: Организационный сектор
Показатель федерального проекта
Количество посещений организаций культуры в расчете на одного работника организации, ед./чел.
5274
Было
6016
Стало
Состав рабочей группы
Руководитель проекта – директор/художественный руководитель КДУ
Требования: общее руководство проектом, утверждение стандартов и регламентов, координация работы группы, обеспечение ресурсами.
Маркетолог/PR-специалист (или ответственный за рекламу)
Требования: разработка дизайн-стандартов афиш и репертуарных планов, анализ эффективности рекламных каналов, ведение сообществ в социальных сетях.
Методист/руководитель творческого отдела (или ответственный за планирование мероприятий)
Требования: формирование репертуарного плана, сбор и подготовка контента (анонсы, фото, видео) для афиш и онлайн-публикаций.
Дизайнер (или ответственный за вёрстку/полиграфию)
Требования: создание и адаптация макетов афиш и репертуарных планов в соответствии с утверждёнными стандартами для всех носителей (печать, сайт, соцсети).
Специалист по ИТ
Требования: техническая реализация публикаций на сайте учреждения, настройка QR-кодов, поддержка цифровых рекламных каналов.
Руководитель проекта – директор/художественный руководитель КДУ
Требования: общее руководство проектом, утверждение стандартов и регламентов, координация работы группы, обеспечение ресурсами.
Маркетолог/PR-специалист (или ответственный за рекламу)
Требования: разработка дизайн-стандартов афиш и репертуарных планов, анализ эффективности рекламных каналов, ведение сообществ в социальных сетях.
Методист/руководитель творческого отдела (или ответственный за планирование мероприятий)
Требования: формирование репертуарного плана, сбор и подготовка контента (анонсы, фото, видео) для афиш и онлайн-публикаций.
Дизайнер (или ответственный за вёрстку/полиграфию)
Требования: создание и адаптация макетов афиш и репертуарных планов в соответствии с утверждёнными стандартами для всех носителей (печать, сайт, соцсети).
Специалист по ИТ
Требования: техническая реализация публикаций на сайте учреждения, настройка QR-кодов, поддержка цифровых рекламных каналов.
Этапы работы
2 месяца- Формирование рабочей группы из участников наблюдаемого процесса.
- Обеспечение обучения членов группы методикам проведения хронометража и выявления потерь в работе.
Риски и меры
Утрата привлекательности для целевой аудитории.
Библиотека адаптируемых шаблонов афиш.
A/B тестирование различных вариантов афиш.
Обучение персонала основам графического дизайна и маркетинга.
Низкая активность аудитории в социальных сетях.
Контент-стратегия мероприятий для целевой аудитории.
Мониторинг эффективности публикаций.
Использование пользовательского контента.
Утрата привлекательности для целевой аудитории.
Библиотека адаптируемых шаблонов афиш.
A/B тестирование различных вариантов афиш.
Обучение персонала основам графического дизайна и маркетинга.
Низкая активность аудитории в социальных сетях.