Повышение вовлеченности муниципальных образований в конкурсные мероприятия через автоматизацию и формализацию коммуникации
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Внедрить практикуСфера
Образование, кроме высшего
Тип организации
Дополнительное образование
Сложность внедрения
Организации дополнительного образования и общеобразовательные учреждения, реализующие дополнительные программы.
Не требуются
1.1. Бережливое производство
Повышение количества участников конкурса и снижение трудозатрат методистов.
Увеличение количества своевременно поданных заявок от муниципалитетов на 40% (+12 ед.)
2 месяца
Срок внедрения
Не требуются
Затраты на внедрение
4 человека
Команда внедрения
+60%
Рост производительности
Описание
- В процессе организации массовых мероприятий возникает проблема низкой вовлеченности муниципальных образований в конкурсные мероприятия: после первой недели приёма заявок их количество составляло менее 30, а охват муниципалитетов не превышал 60%. Это создавало угрозу срыва мероприятий, требовало значительных временных затрат сотрудников (до 10 часов в неделю на ручной обзвон и рассылки) и не позволяло получать обратную связь от муниципалитетов.
- Основными причинами были: отсутствие стандартизированной системы коммуникации, ручной характер мониторинга вовлеченности и отсутствие регламентированного процесса взаимодействия с чёткими сроками и ответственностью.
- Организация процесса стандартизированной коммуникации через разработку и утверждение обязательного шаблона информационного письма с требованием обратной связи в течение 3 рабочих дней.
- Автоматизация процедур мониторинга вовлеченности за счёт интеграции с ГИС «Навигатор» для автоматической выгрузки статистики по заявкам из 33 муниципальных районов и создания дашборда для визуализации данных в реальном времени.
- Внедрение регламента взаимодействия с муниципалитетами, включающего чёткие сроки, систему адресной работы с отстающими районами и регулярный анализ ключевых показателей вовлеченности.
Источник практики
БУ ОО ДО "ЦДНВ "ИСТОК"
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ЦЕНТР ДУХОВНО-НРАВСТВЕННОГО ВОСПИТАНИЯ "ИСТОК"
Омская область
Как менялся процесс
Процесс взаимодействия с муниципальными образованиями по привлечению участников
Рассылка информационных писем с шаблоном обратной связи
Методист
Получение обязательной обратной связи
Методист
Мониторинг заявок через ГИС «Навигатор»
IT-специалист
Корректировка коммуникации по результатам мониторинга (адресная работа с отстающими)
Методист / заместитель директора
Рассылка информационных писем с шаблоном обратной связи
Методист
Получение обязательной обратной связи
Методист
Мониторинг заявок через ГИС «Навигатор»
IT-специалист
Корректировка коммуникации по результатам мониторинга (адресная работа с отстающими)
Методист / заместитель директора
Рассылка информационных писем с шаблоном обратной связи
Ответственный: Методист
Получение обязательной обратной связи
Ответственный: Методист
Мониторинг заявок через ГИС «Навигатор»
Ответственный: IT-специалист
Корректировка коммуникации по результатам мониторинга (адресная работа с отстающими)
Ответственный: Методист / заместитель директора
Рассылка информационных писем с шаблоном обратной связи
Ответственный: Методист
Получение обязательной обратной связи
Ответственный: Методист
Мониторинг заявок через ГИС «Навигатор»
Ответственный: IT-специалист
Корректировка коммуникации по результатам мониторинга (адресная работа с отстающими)
Ответственный: Методист / заместитель директора
Показатель федерального проекта
Количество обучающихся в дошкольных образовательных организациях и общеобразовательных организациях в расчете на одного работника организации, чел.
19,56
Было
19,56
Стало
Состав рабочей группы
Директор учреждения
Требования: руководитель проекта: общее руководство процессом, контроль сроков и результатов, взаимодействие с руководством и Министерством.
IT-специалист
Требования: настройка интеграции с ГИС «Навигатор», автоматизация выгрузки и визуализации статистики, техническая поддержка системы мониторинга.
Методист
Требования: оперативное взаимодействие с муниципалитетами, рассылка шаблонов писем, первичный анализ поступающей обратной связи. Разработка и актуализация шаблонов документов и писем, обеспечение соответствия требований законодательству и внутренним стандартам.
Представитель министерства образования
Требования: придание проекту официального статуса, решение административных вопросов, эскалация проблем на уровень муниципальных властей.
Директор учреждения
Требования: руководитель проекта: общее руководство процессом, контроль сроков и результатов, взаимодействие с руководством и Министерством.
IT-специалист
Требования: настройка интеграции с ГИС «Навигатор», автоматизация выгрузки и визуализации статистики, техническая поддержка системы мониторинга.
Методист
Требования: оперативное взаимодействие с муниципалитетами, рассылка шаблонов писем, первичный анализ поступающей обратной связи. Разработка и актуализация шаблонов документов и писем, обеспечение соответствия требований законодательству и внутренним стандартам.
Представитель министерства образования
Требования: придание проекту официального статуса, решение административных вопросов, эскалация проблем на уровень муниципальных властей.
Этапы работы
- Изучите документы лучшей практики для внедрения
- Создание рабочей группы и распределение зон ответственности.
- Проведение анализа текущей ситуации и сбор статистики.
- Выявление муниципальных районов с наиболее низкой вовлеченностью.
- Фиксация временных затрат на ручной обзвон и напоминания.
Риски и меры
Низкая активность муниципалитетов
Адресные напоминания
Персональные звонки
Статистика участия
Отсутствие обратной связи
Обязательный ответ за 3 дня
Шаблон письма с требованием ответа
Низкая активность муниципалитетов
Адресные напоминания
Персональные звонки
Статистика участия
Отсутствие обратной связи