Снижение затрат на хранение документов по массовым мероприятиям
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Внедрить практикуСфера
Образование, кроме высшего
Тип организации
Детские сады
Сложность внедрения
Организации дополнительного образования и общеобразовательные учреждения, реализующие дополнительные программы.
Не требуются
1.1. Бережливое производство
Снижение расходов и повышение эффективности учреждения через легальный перевод документооборота в электронный формат с сохранением юридической значимости документов.
Сокращение расхода бумаги на одно мероприятие на 93% (-280 листов)
3 месяца
Срок внедрения
Не требуются
Затраты на внедрение
5 человек
Команда внедрения
+85%
Рост производительности
Описание
- В процессе организации массовых мероприятий возникает проблема высоких затрат — ежегодные расходы на бумагу и картриджи достигали 200 тыс. рублей, а сотрудники тратили до 5–7 часов рабочего времени на обработку документов по одному мероприятию. Степень проблемы характеризовалась неэффективным использованием ресурсов: до 30 м² полезных площадей было занято бумажными архивами, которые требовалось хранить в течение 10 лет согласно нормативным требованиям. Это приводило к значительным прямым затратам, потере времени на поиск и обработку документов, а также рискам их утери или повреждения.
- Основными причинами были: отсутствие системы электронного архивирования, устаревшая нормативная база, предписывающая обязательное бумажное хранение, и ручной характер процессов учёта документов.
- Организация процесса легализации электронного архива через внесение изменений в номенклатуру дел учреждения и разработку регламентов сканирования, верификации и индексации документов.
- Автоматизация процедур переноса бумажных документов в цифровой формат с использованием сканирующего оборудования и системы резервного копирования на защищённые носители.
- Внедрение регламента обеспечения юридической значимости электронных документов и их безопасного хранения на двух независимых зашифрованных носителях.
Источник практики
БУ ОО ДО "ЦДНВ "ИСТОК"
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ЦЕНТР ДУХОВНО-НРАВСТВЕННОГО ВОСПИТАНИЯ "ИСТОК"
Омская область, 2025
Как менялся процесс
Процесс архивации документов по мероприятиям
Сбор всех документов мероприятия (заявки, согласия, сценарии)
Методист
Сканирование и верификация документов
Методист
Хранение на двух независимых USB-носителях
IT-специалист
Уничтожение бумажных копий (по истечении срока хранения)
Административно-хозяйственный отдел
Сбор всех документов мероприятия (заявки, согласия, сценарии)
Методист
Сканирование и верификация документов
Методист
Хранение на двух независимых USB-носителях
IT-специалист
Уничтожение бумажных копий (по истечении срока хранения)
Административно-хозяйственный отдел
Сбор всех документов мероприятия (заявки, согласия, сценарии)
Ответственный: Методист
Сканирование и верификация документов
Ответственный: Методист
Хранение на двух независимых USB-носителях
Ответственный: IT-специалист
Уничтожение бумажных копий (по истечении срока хранения)
Ответственный: Административно-хозяйственный отдел
Сбор всех документов мероприятия (заявки, согласия, сценарии)
Ответственный: Методист
Сканирование и верификация документов
Ответственный: Методист
Хранение на двух независимых USB-носителях
Ответственный: IT-специалист
Уничтожение бумажных копий (по истечении срока хранения)
Ответственный: Административно-хозяйственный отдел
Показатель федерального проекта
Количество обучающихся в дошкольных образовательных организациях и общеобразовательных организациях в расчете на одного работника организации, чел.
19,56
Было
19,56
Стало
Состав рабочей группы
Директор учреждения
Требования: координация внедрения, взаимодействие с архивной службой, утверждение изменений.
Юрист
Требования: анализ нормативной базы, обеспечение юридической значимости электронного архива.
Архивариус / Сотрудник делопроизводства
Требования: разработка регламента, организация процессов сканирования и индексации.
IT-специалист
Требования: настройка системы резервного копирования, обеспечение безопасности данных.
Экономист / Бухгалтер
Требования: расчет экономического эффекта, контроль снижения затрат.
Директор учреждения
Требования: координация внедрения, взаимодействие с архивной службой, утверждение изменений.
Юрист
Требования: анализ нормативной базы, обеспечение юридической значимости электронного архива.
Архивариус / Сотрудник делопроизводства
Требования: разработка регламента, организация процессов сканирования и индексации.
IT-специалист
Требования: настройка системы резервного копирования, обеспечение безопасности данных.
Экономист / Бухгалтер
Требования: расчет экономического эффекта, контроль снижения затрат.
Этапы работы
- Изучите документы лучшей практики для внедрения
- Анализ нормативной базы:Изучение требований законодательства и внутренних документов учреждения к хранению документов по мероприятиям. Определение перечня документов, которые могут быть переведены в электронный вид без потери юридической значимости.
- Формирование рабочей группы:Назначение ответственных лиц: директор (координатор), юрист, архивариус/сотрудник делопроизводства, IT-специалист. Распределение зон ответственности.
- Постановка целей и задач проекта:Определение ключевых показателей эффективности (KPI): снижение операционных расходов, экономия времени сотрудников, освобождение площадей, повышение сохранности документов.
- Разработка плана-графика проекта:Утверждение этапов, сроков, необходимых ресурсов и контрольных точек. Согласование плана с руководством учреждения.
Риски и меры
Утечка персональных данных
Шифрование и доступ
Соответствие 152-ФЗ
Разграничение прав
Потеря электронных носителей
Резервное копирование
Хранение в сейфе
Дублирование на облаке
Несоблюдение сроков хранения
Номенклатура дел
Утвержденный регламент
Ответственный за архив
Утечка персональных данных
Шифрование и доступ
Соответствие 152-ФЗ
Разграничение прав
Потеря электронных носителей
Резервное копирование
Хранение в сейфе
Дублирование на облаке
Несоблюдение сроков хранения