Оптимизация выдачи справок об обучении
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Внедрить практикуСфера
Образование, кроме высшего
Тип организации
Школа
Сложность внедрения
Организации общего образования
1.1. Бережливое производство
Внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) для снижения трудозатрат административного и педагогического персонала, а также сокращения времени получения справок родителями (законными представителями) обучающихся
Сокращение срока предоставления услуги на 99%
2 месяца
Срок внедрения
от 0,3 млн руб.
Затраты на внедрение
3-4 человека
Команда внедрения
+100%
Рост производительности
Описание
- Существующая процедура выдачи справок в образовательных организациях характеризуется значительной ресурсоемкостью и низкой эффективностью. Многоэтапный процесс, требующий личного присутствия заказчика (родителя или ученика) и длительных согласований внутри организации, создает прямые временные потери для всех участников.
- Необходимость двукратного посещения учреждения (до 120 минут) и ожидания результата более трех дней снижает доступность услуги. Внутренние процессы из-за ручного ввода данных, поиска информации в АИС и многоуровневого согласования (до 7 часов на одну справку) приводят к операционным сбоям в периоды пиковой нагрузки (до 30 справок в день).
- Следствием является высокая нагрузка на персонал, который вынужден выполнять рутинные операции в условиях стресса, и ведет к росту ошибок (до 10% случаев), что снижает итоговое качество услуги и удовлетворенность заказчиков.
- Цифровая трансформация процесса выдачи справок за счет интеграции в АИС «Сетевой Город» специализированного модуля, позволяет полностью перевести услугу в удаленный формат и оптимизировать внутренние административные процедуры. Обеспечение автоматического заполнения справок верифицированными данными из системы, исключая ручной ввод и связанные с ним ошибки.
- Реализация для заказчиков возможность удаленного запроса через Личный кабинет, что снимает необходимость личного посещения организации. Переведение внутреннего процесса согласования и подписания в сквозной цифровой формат с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП), регламентированной локальными нормативными актами, что исключает бумажный документооборот и сокращает время обработки запроса с нескольких дней до нескольких минут.
Как менялся процесс
Процесс выдачи справок об обучении
Этап 1
Подача электронной заявки родителем через личный кабинет в АИС «Сетевой город»
Родитель
Этап 2
Автоматическое уведомление уполномоченного сотрудника о новой заявке
Система
Этап 3
Проверка заявки и запуск формирования справки
Завуч / администратор
Этап 4
Автоматическое заполнение справки верифицированными данными из АИС
Система
Этап 5
Подписание справки усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
Уполномоченный сотрудник
Этап 6
Уведомление родителя о готовности и скачивание справки в формате PDF
Родитель
Этап 1
Подача электронной заявки родителем через личный кабинет в АИС «Сетевой город»
Родитель
Этап 2
Автоматическое уведомление уполномоченного сотрудника о новой заявке
Система
Этап 3
Проверка заявки и запуск формирования справки
Завуч / администратор
Этап 4
Автоматическое заполнение справки верифицированными данными из АИС
Система
Этап 5
Подписание справки усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
Уполномоченный сотрудник
Этап 6
Уведомление родителя о готовности и скачивание справки в формате PDF
Родитель
Подача электронной заявки родителем через личный кабинет в АИС «Сетевой город»
Ответственный: Родитель
Автоматическое уведомление уполномоченного сотрудника о новой заявке
Ответственный: Система
Проверка заявки и запуск формирования справки
Ответственный: Завуч / администратор
Автоматическое заполнение справки верифицированными данными из АИС
Ответственный: Система
Подписание справки усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
Ответственный: Уполномоченный сотрудник
Уведомление родителя о готовности и скачивание справки в формате PDF
Ответственный: Родитель
Подача электронной заявки родителем через личный кабинет в АИС «Сетевой город»
Ответственный: Родитель
Автоматическое уведомление уполномоченного сотрудника о новой заявке
Ответственный: Система
Проверка заявки и запуск формирования справки
Ответственный: Завуч / администратор
Автоматическое заполнение справки верифицированными данными из АИС
Ответственный: Система
Подписание справки усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
Ответственный: Уполномоченный сотрудник
Уведомление родителя о готовности и скачивание справки в формате PDF
Ответственный: Родитель
Показатель федерального проекта
Количество обучающихся в дошкольных образовательных организациях и общеобразовательных организациях в расчете на одного работника организации, чел.
8,73
Было
8,73
Стало
Состав рабочей группы
ИТ-специалист (администратор СЭД, системный аналитик)
Требования: для технической реализации и интеграции.
Линейные работники
Требования: , непосредственно работающие с документами, чтобы учесть их практический опыт.
ИТ-специалист (администратор СЭД, системный аналитик)
Требования: для технической реализации и интеграции.
Линейные работники
Требования: , непосредственно работающие с документами, чтобы учесть их практический опыт.
Этапы работы
- Изучите документы лучшей практики для внедрения
- Формирование рабочей группы,
- Разработка и утверждение детального плана-графика работ.
- Обучение участников рабочей группы методикам анализа процессов.
Риски и меры
Неготовность IT-инфраструктуры
Закупка УКЭП заранее
Нежелание сотрудников осваивать новое
Тренинги и кураторы
Низкая информированность родителей
Рассылки и сайт
Неготовность IT-инфраструктуры
Закупка УКЭП заранее
Нежелание сотрудников осваивать новое
Тренинги и кураторы
Низкая информированность родителей