Автоматизация планирования и управления задачами по культурно-массовым мероприятиям
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Внедрить практикуСфера
Культура
Тип организации
Дома культуры
Сложность внедрения
Для крупных домов культуры и дворцов культуры, средних учреждений, клубов и малых домов культуры
Стабильный доступ к интернету для работы с онлайн-платформой (Битрикс24 или аналог). ИТ-специалист для технической поддержке и обучения работе с системой
3.1. Цифровизация услуг, бизнес - процессов, применение систем искусственного интеллекта
Снижение времени подготовки к мероприятиям
Сокращение времени подготовки мероприятий, дней
2 месяца
Срок внедрения
Не требуется
Затраты на внедрение
5-7 человек
Команда внедрения
+74%
Рост производительности
Описание
- В крупных учреждениях культуры с филиалами, при организации культурно-массовых мероприятий возникают проблемы из-за отсутствия координации. Сотрудники перегружены работой, они вручную отслеживают этапы мероприятий, отсутствует единый график, задачи часто дублируются. Согласование задач происходит неформально, что приводит к несогласованности и задержкам.
- Из-за бумажной работы и ожидания виз увеличивается длительность документооборота. Отсутствие прозрачной системы бронирования ресурсов вызывает конфликты. Всё это снижает эффективность работы, увеличивает нагрузку на персонал и ухудшает качество проводимых мероприятий.
- Внедрение автоматизации на платформе Битрикс24 оптимизирует планирование и управление культурно-массовыми мероприятиями. Это включает стандартизацию документооборота, создание единого календаря и автоматизацию задач. Решение сокращает время подготовки, устраняет дублирование функций и повышает прозрачность контроля.
Источник практики
МАУК "КДС"
МУНИЦИПАЛЬНОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КУЛЬТУРЫ "КУЛЬТУРНО-ДОСУГОВАЯ СИСТЕМА"
Тульская область, 2025
Как менялся процесс
Планирование, разработка и проведение мероприятий
Планирование мероприятия
Специалист
Разработка мероприятия
Специалист
Проведение мероприятия
Специалист
Подведение итогов
Специалист
Планирование мероприятия
Специалист
Разработка мероприятия
Специалист
Проведение мероприятия
Специалист
Подведение итогов
Специалист
Планирование мероприятия
Ответственный: Специалист
Разработка мероприятия
Ответственный: Специалист
Проведение мероприятия
Ответственный: Специалист
Подведение итогов
Ответственный: Специалист
Планирование мероприятия
Ответственный: Специалист
Разработка мероприятия
Ответственный: Специалист
Проведение мероприятия
Ответственный: Специалист
Подведение итогов
Ответственный: Специалист
Показатель федерального проекта
Количество посещений организаций культуры в расчете на одного работника организации, ед./чел.
3528
Было
3930
Стало
Состав рабочей группы
Руководитель проекта – директор / заместитель директора по развитию учреждения культуры
Требования: общее руководство проектом, утверждение планов, бюджетов, регламентов и шаблонов, взаимодействие с руководством и подразделениями.
Методист / руководитель методического отдела
Требования: координация разработки содержательной части мероприятий, согласование концепций, сценариев и программ, разработка и актуализация шаблонов документов.
Художественный руководитель
Требования: формирование творческой составляющей мероприятий, взаимодействие с коллективами и артистами, утверждение художественных решений.
ИТ-специалист / системный администратор
Требования: техническая настройка и сопровождение платформы Битрикс24, интеграция шаблонов, обучение сотрудников, техническая поддержка.
Специалист по кадровому делопроизводству
Требования: адаптация должностных инструкций под новые процессы, участие в разработке регламентов, учет рабочего времени и нагрузки сотрудников.
Бухгалтер / экономист
Требования: расчёт смет мероприятий, контроль бюджетирования, интеграция финансовых шаблонов и отчётности в систему.
Ответственный за мероприятия (руководитель отдела по организации мероприятий)
Требования: координация процессов на местах, сбор обратной связи, контроль исполнения задач в филиалах.
Руководитель проекта – директор / заместитель директора по развитию учреждения культуры
Требования: общее руководство проектом, утверждение планов, бюджетов, регламентов и шаблонов, взаимодействие с руководством и подразделениями.
Методист / руководитель методического отдела
Требования: координация разработки содержательной части мероприятий, согласование концепций, сценариев и программ, разработка и актуализация шаблонов документов.
Художественный руководитель
Требования: формирование творческой составляющей мероприятий, взаимодействие с коллективами и артистами, утверждение художественных решений.
ИТ-специалист / системный администратор
Требования: техническая настройка и сопровождение платформы Битрикс24, интеграция шаблонов, обучение сотрудников, техническая поддержка.
Специалист по кадровому делопроизводству
Требования: адаптация должностных инструкций под новые процессы, участие в разработке регламентов, учет рабочего времени и нагрузки сотрудников.
Бухгалтер / экономист
Требования: расчёт смет мероприятий, контроль бюджетирования, интеграция финансовых шаблонов и отчётности в систему.
Ответственный за мероприятия (руководитель отдела по организации мероприятий)
Требования: координация процессов на местах, сбор обратной связи, контроль исполнения задач в филиалах.
Этапы работы
- Сформировать рабочую группу из участников наблюдаемого процесса.
- Обеспечить обучение членов группы методикам проведения хронометража и выявления потерь в работе.
Риски и меры
Технические сбои и недостаточная техническая поддержка
Разработка резервных процедур на время технических сбоев (временный регламент работы на бумажных носителях
Выполнение регулярного резервного копирования данных
Запланировать финансирование на консультации внешних специалистов
Сопротивление персонала новым технологиям
Поэтапное внедрение с пилотного подразделения
КПЭ и мотивация за использование системы
Обучение (видео, инструкции, семинары)
Технические сбои и недостаточная техническая поддержка
Разработка резервных процедур на время технических сбоев (временный регламент работы на бумажных носителях
Выполнение регулярного резервного копирования данных
Запланировать финансирование на консультации внешних специалистов
Сопротивление персонала новым технологиям