На главную

Хранение, учет и возврат конкурсных работ при проведении конкурса

21.09.2026Просмотрели (4 380)Уже внедрили (35)В процессе внедрения (74)В избранном (18)
Хранение, учет и возврат конкурсных работ при проведении конкурса

Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам

Внедрить практику

Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам

Внедрить практику

Сфера

Образование, кроме высшего

Тип организации

Организации дополнительного образования детей

Сложность внедрения

Для кого подходит

Организации дополнительного образования и общеобразовательные учреждения, реализующие дополнительные программы.

Специальные требования

Стеллажная система хранения

Направление улучшений

Бережливое производство

Содержание

Стандартизированная и прозрачная система работы с конкурсными работами для повышения удовлетворенности участников.

Результаты

Сокращение времени на поиск информации о работах на 50% (-2 часа)

До4
После2

2 месяца

Срок внедрения

100 тыс. рублей

Затраты на внедрение

4 человека

Команда внедрения

+50%

Рост производительности

Описание

Проблема
  • На поиск конкурсных работ методологом тратится в среднем 30–40 минут на одну работу, работы теряются после мероприятий ( до 25%). На оформление выставки для жюри затраты времени могут достигать 8 часов.
  • Проблемы в организации приводят к неравным условиям для участников, росту конфликтов с авторами .
Решение
  • Организация электронной системы учета через создание электронного реестра на базе Excel или облачных сервисов,
  • Организация специализированного помещения с элементами визуальной идентификации (стеллаж-полка-позиция).
  • Автоматизация процедур маркировки, поиск и контроль сроков хранения работ с помощью единой цифровой системы учета.
  • Дополнение Положения о конкурсе разделами, закрепляющими требования к предоставлению инструкций по сборке, хранению и возврату работ авторам.

Источник практики

БУ ОО ДО "ЦДНВ "ИСТОК"

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ЦЕНТР ДУХОВНО-НРАВСТВЕННОГО ВОСПИТАНИЯ "ИСТОК"

Омская область, 2025

Параметры
ГородскаяТерриториальная принадлежность
78 человекЧисленность персонала
58%Доля персонала, на которую оказывается влияние
4 человекаКоличество участников процесса
8%Величина процессов, затрагиваемых реализаций
Результаты
-60%Снижение времени работы организаторов.

Как менялся процесс

Процесс приема, учета, хранения и возврата конкурсных работ

До улучшений

Этап 1

Прием работ от участников

Исполнитель

Методист

Проблемные зоны

Прием работ от участников

Регистрация в электронном реестре

Исполнитель

Методист

Размещение на хранение с маркировкой (стеллаж-полка-позиция)

Исполнитель

Сотрудник хозяйственной службы

Оценка работ жюри

Исполнитель

Педагог-организатор

Возврат работ авторам

Исполнитель

Методист

После улучшений

Этап 1

Прием работ от участников

Исполнитель

Методист

Ключевые изменения

Прием работ от участников

Регистрация в электронном реестре

Исполнитель

Методист

Размещение на хранение с маркировкой (стеллаж-полка-позиция)

Исполнитель

Сотрудник хозяйственной службы

Оценка работ жюри

Исполнитель

Педагог-организатор

Возврат работ авторам

Исполнитель

Методист

Показатель федерального проекта

Количество обучающихся в дошкольных образовательных организациях и общеобразовательных организациях в расчете на одного работника организации, чел.

19,56

Было

19,56

Стало

Состав рабочей группы

Заместитель директора

Требования: руководство проектом, общая координация и контроль сроков.

Методист

Требования: ведение электронного реестра, актуализация Положения о конкурсе.

Сотрудник хозяйственной службы

Требования: организация помещения для хранения, нанесение разметки, обеспечение сохранности работ.

IT-специалист или опытный пользователь ПК

Требования: настройка и поддержка электронного реестра (особенно при использовании облачных решений).

Этапы работы

2 месяца

  1. Изучите документы лучшей практики для внедрения
  2. Формирование рабочей группы
  3. Проведение установочного собрания.
  4. Определение целей и ожидаемых преимуществ.

Риски и меры

Риск 1

Утеря или повреждение работ

Мера 1

Безопасное хранение (стеллажи, маркировка)

Риск 2

Нарушение сроков возврата

Мера 1

Регламент возврата

Мера 2

График выдачи

Мера 3

Уведомление участников